As soluções e-Protocolo e o Sistema de Gestão de Materiais e Serviços (GMS), desenvolvidas pela Celepar, em parceria com a Secretaria de Estado da Administração e da Previdência, dão agilidade ao trabalho dos servidores e possibilitam que eles consigam atuar com eficiência também de forma remota. Além disso, geram economia em papel, tintas de impressoras, gastos com locomoção, energia elétrica e também de tempo.

O e-Protocolo se constitui no registro e tramitação de documentos da administração pública de forma digital e o GMS permite o gerenciamento das compras públicas e padroniza processos licitatórios online.

“A parceria com a Celepar para inovar os sistemas tem trazido resultados excelentes, principalmente durante a pandemia, quando muitos servidores estão em teletrabalho e necessitam de uma ferramenta ágil e segura para atuar”, diz o secretário da Administração e da Previdência, Marcel Micheletto. “Sabemos que tempos atípicos exigem soluções eficientes, e é exatamente isso que a Secretaria tem feito usando as ferramentas que a modernização permite para capacitar ainda mais os servidores e os serviços do Estado”, ressalta.

O presidente da Celepar, Leandro Moura também destaca a importância destas soluções. “Com o uso do e-Protocolo e do GMS, além de gerar economia ao Estado, estamos desburocratizando processos e também possibilitando que servidores públicos consigam atuar de casa durante a pandemia. Isso mostra que a tecnologia também auxilia na preservação da saúde dos usuários destas ferramentas”.

Números 

O prazo médio para o término de um processo licitatório em 2019 na Secretaria da Administração foi reduzido em 47,44% após a introdução da tecnologia digital - de 156 para 82 dias.

“A produtividade também é extremamente positiva. O e-Protocolo se tornou uma ferramenta essencial. Estamos há 6 meses atuando de forma remota, sem contratempos importantes que pudessem prejudicar o andamento das licitações, além da economia gerada ao Estado e também aos servidores públicos”, afirma Márcia Cucatto, chefe do setor de planejamento das licitações da Secretaria da Administração.

Entre março e setembro foram mais de 59 mil novos usuários cadastrados no e-Protocolo e a utilização do sistema teve um crescimento médio de 55,8% em comparação ao mesmo período do ano passado. O número de protocolos digitais no Estado já passa de um milhão.

Evolução 

Antes de ser digital, os processos necessitavam de locomoção, geralmente com o uso de motoristas e veículos para obter assinaturas e pareceres, e podiam levar até meses para a sua conclusão, dependendo da situação.

A pregoeira Marlene Sousa, da Secretaria da Administração, é vivenciou essa evolução. “Trabalho faz mais de 10 anos  com processos, desde quando eram manuais. Antes só podíamos lidar com um processo por vez, hoje em dia podemos trabalhar simultaneamente com diversos, com um trâmite muito rápido”.

Ela disse, ainda, que se sente privilegiada em fazer parte desta era digital. “Antes lidávamos com processos em um carrinho com peso enorme. Hoje lidamos com vários ao toque do teclado. Já não consigo me imaginar trabalhando sem essa tecnologia”.

“Os processos mais complexos chegam a mais de 3 mil páginas, basta imaginar o peso dele. Como a documentação passou a ser inserida digitalmente, isto facilitou muito o nosso trabalho”, conta Marcia Cucatto.

Transparência

O uso destas soluções também propicia transparência dos dados. Durante a pandemia, o GMS recebeu uma adaptação voltada para aquisições com dispensa de licitação pelos órgãos e entidades estaduais para o enfrentamento à Covid-19. Estes dados podem ser consultados publicamente no Portal de Transparência do Estado, no banner Coronavírus, ou no próprio portal do Coronavírus neste link http://www.coronavirus.pr.gov.br/Pagina/Transparencia-Aquisicoes-e-Contratacoes